Ordin pentru aprobarea normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea legii 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale
Nr. 221/ 16 Iunie 2005

Art. 1
Se aprobă normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea legii 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, prevăzute īn anexa la prezentul ordin.
Art. 2
Prevederile normelor cuprinse īn anexă vor fi aduse la īndeplinire prin grija Direcţiei de Reglementări şi Standarde īn Tehnologia Informaţiei, Antifraudă şi Securitatea Reţelelor.
Art. 3
Prezentul se va publica īn Monitorul Oficial al Romāniei, Partea I.


MINISTRU,
Zsolt Nagy


Anexa la Ordinul ministrului comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei Nr. 221 din 16 iunie 2005


Norme tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale


Art. 1

Prezentele norme tehnice şi metodologice se aplică activităţii electronice notariale şi stabilesc condiţiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale īn formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice şi păstrarea acestora īn arhive.

Art. 2
Īn sensul prezentelor norme tehnice şi metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:

a. autoritate - Autoritatea de Reglementare şi Supraveghere specializată īn domeniu, conform art. 25 şi 26 din Legea nr.455/2001 privind semnătura electronică
b. registru - Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale īn formă electronică, care este constituit şi actualizat de către Autoritatea de Reglementare şi Supraveghere specializată īn domeniu şi care cuprinde datele de identificare şi alte informaţii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale īn formă electronică.

Art. 3

Īn cadrul activităţii electronice notariale se utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care funcţionează īn baza Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, acreditaţi de către autoritate, precum şi servicii de marcare temporală furnizate conform Legii 451/2004 privind marca temporală.

Art. 4

Certificatul calificat utilizat de notarul public īn activitatea electronică notarială va conţine menţiunea că acesta a fost eliberat īn scopul prestării activităţii notariale.

Art. 5

Certificatul calificat emis notarului public va conţine informaţiile privind biroul notarial, care se referă la:

a) denumirea biroului notarial īn cadrul căruia notarul public īşi desfăşoară activitatea;
b) sediul biroului,

aşa cum sunt ele precizate īn certificatul eliberat de Curtea de Apel īn circumscripţia căreia notarul public īşi desfăşoară activitatea.

Art. 6

Īnscrierea, de către furnizorii de servicii de certificare, a informaţiilor prevăzute la art.4 şi 5 se face īn conformitate cu prevederile art. 18 alin (4) din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, īn baza certificatului eliberat de Curtea de Apel īn circumscripţia căreia notarul public īşi desfăşoară activitatea.

Art. 7

(1) Autorizaţia privind activitatea electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală a condiţiilor tehnice stabilite prin art. 7 alin (2) lit. b), d), e), g), h), j) din legea 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, precum şi a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme.
(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificaţi de sisteme informatice, iar rezultatul verificărilor este prezentat autorităţii sub forma de opinie de audit;
b) agenţii de omologare agreate de către autoritate.

Art. 8

Autorizaţia emisă va avea forma prevăzută īn Anexa nr.1 la prezentele norme şi va fi expusă īntr-un loc vizibil īn incinta biroului notarial.

Art. 9

Documentaţia ce īnsoţeşte cererea de autorizare prevăzută īn Anexa 2 cuprinde:

a) certificatul eliberat de Curtea de Apel īn circumscripţia căreia notarul public īşi desfăşoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public īşi desfăşoară operaţiunile curente şi contract de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
f) codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate īn exploatarea şi administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
h) cererea de īnregistrare īn registru; modelul acestei cereri este prevăzut īn Anexa nr.3.

Art.10

(1) După emiterea autorizaţiei autoritatea include datele notarului īn registru şi generează pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii şi datei de īncepere a activităţii şi a numărului de ordine al notarului.
(2) Datele necesare care īnsoţesc cererea de īnregistrare īn Registru sunt prevăzute īn Anexa 4.
(3) Forma şi conţinutul Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale īn formă electronică sunt prevăzute īn Anexa 5.

Art. 11

Īn termen de 30 de zile de la primirea autorizaţiei īn condiţiile art. 7, dar īnainte de īnceperea activităţii electronice notariale, notarul public va prezenta autorităţii cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat īn această activitate.

Art. 12

Pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale sistemul informatic utilizat trebuie să īndeplinească cerinţele privind:
a) asigurarea securităţii fizice;
b) protecţia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidenţialităţii şi integrităţii comunicaţiilor, a datelor recepţionate, transmise şi stocate,
e) menţinerea unei arhive electronice locale;
f) menţinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea şi administrarea sistemului informatic; aceste informaţii vor fi păstrate pentru o perioada de cel puţin 10 ani şi īn arhiva de siguranţă;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronică de siguranţă, unde va fi păstrată o copie a fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului prevăzut la art. 25 alin (1) din legea 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, precum şi o copie a registrului de audit menţionat la pct. f).

Art. 13

(1) Serviciile calificate de arhivare electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislaţia referitoare la arhivarea documentelor notariale şi accesul la acestea precum şi standardele recunoscute īn domeniul managementului securităţii informaţiei şi al managementului īnregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub forma criptată a documentelor īn arhive, notarul public va depune cheia şi aplicaţia de decriptare la Uniunea Naţională a Notarilor Publici din Romānia.
(3) Cheia şi aplicaţia de decriptare vor fi păstrate pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se păstrează īn condiţii de securitate corespunzătoare şi sub control dual al accesului.

Art. 14

Standardele de referinţă īn evaluarea sistemelor de management al securităţii informaţiei şi īn omologarea sistemelor informatice sunt ISO 17799/2000 respectiv ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1, 2 şi 3) sau ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le īnlocuiesc.

Art. 15 

Pentru verificarea semnatarilor care solicită īncheierea actelor notariale īn formă electronică, notarul public trebuie să verifice cel puţin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează pe un certificat calificat valabil, nerevocat şi nesuspendat de către furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data şi ora semnării documentului de către solicitant sunt afişate corect şi sunt credibile.

Art. 16 

Īncheierea actelor notariale īn formă electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra operaţiunii ce urmează a fi efectuată şi se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresă a notarului public.

Art. 17

Īncălcarea prevederilor prezentelor norme tehnice şi metodologice atrage după sine retragerea autorizaţiei

 

 

© Copyright 2001-2005. Toate drepturile rezervate. Bogdan MANOLEA