Ordin pentru aprobarea normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea legii 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale
Nr. 221/ 16 Iunie 2005

Art. 1
Se aprobă normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea legii 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, prevăzute în anexa la prezentul ordin.
Art. 2
Prevederile normelor cuprinse în anexă vor fi aduse la îndeplinire prin grija Direcţiei de Reglementări şi Standarde în Tehnologia Informaţiei, Antifraudă şi Securitatea Reţelelor.
Art. 3
Prezentul se va publica în Monitorul Oficial al României, Partea I.


MINISTRU,
Zsolt Nagy

Anexa la Ordinul ministrului comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei Nr. 221 din 16 iunie 2005


Norme tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale

Art. 1

Prezentele norme tehnice şi metodologice se aplică activităţii electronice notariale şi stabilesc condiţiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice şi păstrarea acestora în arhive.

Art. 2
În sensul prezentelor norme tehnice şi metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:

a. autoritate - Autoritatea de Reglementare şi Supraveghere specializată în domeniu, conform art. 25 şi 26 din Legea nr.455/2001 privind semnătura electronică
b. registru - Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică, care este constituit şi actualizat de către Autoritatea de Reglementare şi Supraveghere specializată în domeniu şi care cuprinde datele de identificare şi alte informaţii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică.

Art. 3

În cadrul activităţii electronice notariale se utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care funcţionează în baza Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, acreditaţi de către autoritate, precum şi servicii de marcare temporală furnizate conform Legii 451/2004 privind marca temporală.

Art. 4

Certificatul calificat utilizat de notarul public în activitatea electronică notarială va conţine menţiunea că acesta a fost eliberat în scopul prestării activităţii notariale.

Art. 5

Certificatul calificat emis notarului public va conţine informaţiile privind biroul notarial, care se referă la:

a) denumirea biroului notarial în cadrul căruia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) sediul biroului,

aşa cum sunt ele precizate în certificatul eliberat de Curtea de Apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.

Art. 6

Înscrierea, de către furnizorii de servicii de certificare, a informaţiilor prevăzute la art.4 şi 5 se face în conformitate cu prevederile art. 18 alin (4) din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, în baza certificatului eliberat de Curtea de Apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.

Art. 7

(1) Autorizaţia privind activitatea electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală a condiţiilor tehnice stabilite prin art. 7 alin (2) lit. b), d), e), g), h), j) din legea 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, precum şi a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme.
(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificaţi de sisteme informatice, iar rezultatul verificărilor este prezentat autorităţii sub forma de opinie de audit;
b) agenţii de omologare agreate de către autoritate.

Art. 8

Autorizaţia emisă va avea forma prevăzută în Anexa nr.1 la prezentele norme şi va fi expusă într-un loc vizibil în incinta biroului notarial.

Art. 9

Documentaţia ce însoţeşte cererea de autorizare prevăzută în Anexa 2 cuprinde:

a) certificatul eliberat de Curtea de Apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente şi contract de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
f) codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
h) cererea de înregistrare în registru; modelul acestei cereri este prevăzut în Anexa nr.3.

Art.10

(1) După emiterea autorizaţiei autoritatea include datele notarului în registru şi generează pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii şi datei de începere a activităţii şi a numărului de ordine al notarului.
(2) Datele necesare care însoţesc cererea de înregistrare în Registru sunt prevăzute în Anexa 4.
(3) Forma şi conţinutul Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică sunt prevăzute în Anexa 5.

Art. 11

În termen de 30 de zile de la primirea autorizaţiei în condiţiile art. 7, dar înainte de începerea activităţii electronice notariale, notarul public va prezenta autorităţii cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.

Art. 12

Pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale sistemul informatic utilizat trebuie să îndeplinească cerinţele privind:
a) asigurarea securităţii fizice;
b) protecţia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidenţialităţii şi integrităţii comunicaţiilor, a datelor recepţionate, transmise şi stocate,
e) menţinerea unei arhive electronice locale;
f) menţinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea şi administrarea sistemului informatic; aceste informaţii vor fi păstrate pentru o perioada de cel puţin 10 ani şi în arhiva de siguranţă;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronică de siguranţă, unde va fi păstrată o copie a fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului prevăzut la art. 25 alin (1) din legea 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, precum şi o copie a registrului de audit menţionat la pct. f).

Art. 13

(1) Serviciile calificate de arhivare electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislaţia referitoare la arhivarea documentelor notariale şi accesul la acestea precum şi standardele recunoscute în domeniul managementului securităţii informaţiei şi al managementului înregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub forma criptată a documentelor în arhive, notarul public va depune cheia şi aplicaţia de decriptare la Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România.
(3) Cheia şi aplicaţia de decriptare vor fi păstrate pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se păstrează în condiţii de securitate corespunzătoare şi sub control dual al accesului.

Art. 14

Standardele de referinţă în evaluarea sistemelor de management al securităţii informaţiei şi în omologarea sistemelor informatice sunt ISO 17799/2000 respectiv ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1, 2 şi 3) sau ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.

Art. 15 

Pentru verificarea semnatarilor care solicită încheierea actelor notariale în formă electronică, notarul public trebuie să verifice cel puţin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează pe un certificat calificat valabil, nerevocat şi nesuspendat de către furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data şi ora semnării documentului de către solicitant sunt afişate corect şi sunt credibile.

Art. 16 

Încheierea actelor notariale în formă electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra operaţiunii ce urmează a fi efectuată şi se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresă a notarului public.

Art. 17

Încălcarea prevederilor prezentelor norme tehnice şi metodologice atrage după sine retragerea autorizaţiei