Proiect de Lege a  arhivarii electronice a documentelor
In discutii in cadrul MCTI

CAPITOLUL I

Dispozitii generale

Art.1. 

Prezenta lege stabileste regimul juridic aplicabil crearii, conservarii, consultarii si utilizarii documentelor arhivate sau ce urmeaza a fi arhivate intr-o arhiva electronica.

Art.2.

Prezenta lege se completeaza cu dispozitiile Legii nr.16/1991 privind Arhivele Nationale, Legea nr.455/2001 privind semnatura electronica, Legea comertului electronic nr.365/2002, Legea nr.161/2003 Titlul III, precum si cu reglementarile in vigoare privind conservarea, accesul si protectia informatiei cu caracter public sau privat. 



CAPITOLUL II

Definitii

Art.3. 

In intelesul acestei legi, termenii si expresiile de mai jos au urmatorul inteles:

1. Document – Orice reprezentare a informatiei intr-o forma conventionala care sa permita prelucrarea acesteia prin mijloace electronice, direct sau in urma conversiei;

2. Conversie – procesul de transpunere a unui document de pe un mediu pe altul sau dintr-un format in altul, cu pastrarea semnificatiei documentului;

3. Metadata – date descriind contextul, continutul si structura documentelor arhivate electronic si administrarea lor de-a lungul timpului;

4. Mediu de stocare – orice suport fizic care permite inregistrarea si redarea documentelor; 

5. Arhivarea electronica a documentelor – procesul de conversie a documentelor, indexarea si asocierea de metadate;

6. Sistem electronic de arhivare – sistem informatic destinat conversiei, preluarii, stocarii, organizarii documentelor arhivate in scopul conservarii, consultarii si prezentarii in forma initiala;

7. Arhiva electronica – sistemul electronic de arhivare impreuna cu totalitatea documentelor arhivate, metadatele si informatiile de audit asociate;

8. Utilizator al arhivei electronice – orice persoana fizica sau juridica, autorizata sa aiba acces la arhiva electronica;

9. Administratorul arhivei electronice – persoana juridica autorizata sa administreaze sistemul electronic de arhivare precum si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice;

10. Titularul dreptului de dispozitie asupra documentului – persoana proprietara sau, dupa caz, emitenta a documentului, care are dreptul de a stabili si modifica dreptul de acces la document, conform legislatiei in vigoare;

11. Acces – posibilitatea de regasire, utilizare sau refolosire a informatiei;

12. Drept de acces la document – politica de autorizare a accesului la document, stabilita de catre titularul dreptului de dispozitie asupra acestuia;

13. Cautare - procesul de identificare a unui document prin parametrii definiti de utilizator cu scopul de a localiza, regasi si accesa un document arhivat si metadatele asociate.

14. Conservare – procesele si operatiile implicate in asigurarea supravietuirii de-a lungul timpului a unui document, din punct de vedere tehnic si informational;

15. Distrugere – procesul de stergere din arhiva electronica a unui document, fara posibilitatea de restaurare ;

16. Informatii de audit – informatii despre administrarea si utilizarea unui document arhivat.



CAPITOLUL III

Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente

Art.4. 

Creatorii si detinatorii de documente, asa cum sunt definiti in Legea nr.16/1996 privind Arhivele Nationale, raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor, in conditiile prevederilor prezentei legi.

Art.5.

Orice institutie publica si orice companie, societate nationala sau societate comerciala la care statul este actionar majoritar are obligatia sa arhiveze electronic in conditii corespunzatoare, pe intreaga durata de pastrare, documentele create sau detinute, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.

Art.6. 

(1) Creatorii si detinatorii de documente au obligatia sa stabileasca, sa documenteze, sa mentina si sa aplice politici, proceduri si practici referitoare la arhivarea electronica a documentelor pe intreaga durata de pastrare legala a acestora, pentru a asigura faptul ca nevoile de protectie, evidenta si acces la informatie sunt acoperite.

(2) Creatorii si detinatorii de documente au obligatia de a desemna persoane responsabile cu activitatea de arhivare electronica a documentelor;

(3) Creatorii si detinatorii de documente pot amenaja arhive electronice proprii sau pot utiliza furnizori externi de servicii pentru crearea si administrarea arhivei electronice.




Administratorul arhivei electronice

Art.7.

Orice persoana juridica poate presta, pe baze contractuale, servicii de administrare a arhivelor electronice pentru terti, cu respectarea dreptului de proprietate asupra documentelor si in conditiile prezentei legi.

Art.8. 

Administratorul arhivei electronice este responsabil de toate aspectele referitoare la arhivarea electronica a documentelor, incluzand dar nelimitandu-se la proiectarea, implementarea si intretinerea sistemului electronic de arhivare, instruirea utilizatorilor precum si operarea sistemului de arhivare electronica. 

Art.9.

Administratorul arhivei electronice are obligatia sa mentina programe informatice pentru transpunerea oricarui document arhivat, din formatul in care a fost arhivat, intr-un format care sa permita redarea, vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv. 

Art.10. 

Administratorul arhivei electronice va lua toate masurile necesare pentru a proteja documentele arhivate impotriva oricarei pierderi datorate unor disfunctionalitati ale sistemului de arhivare sau unor erori de administrare.

Art.11.

Administratorul arhivei electronice are obligatia crearii unei arhive electronice de recuperare, care sa cuprinda toate documentele arhivate, metadatele si informatiile de audit asociate, care sa fie actualizata periodic, conform unei planificari prestabilite.

Art.12.

Administratorul arhivei electronice este responsabil de asigurarea si mentinerea unui sistem de securitate controlabil, care sa garanteze accesul, integritatea, securitatea si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor arhivate. 

Art.13.

Sistemul de securitate al arhivei electronice va fi supus acreditarii de catre un organism de acreditare recunoscut de catre Autoritatea de Supraveghere.

Art. 14.

(1) Persoanele care activeaza ca administratori de arhiva electronica catre terti trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte minime:

a) Sa fie capabil sa furnizeze titularului dreptului de dispozitie asupra documentului si persoanelor indicate de acesta posibilitatea de a solicita, vizualiza si tipari copii ale documentelor arhivate electronic de la sediul acestora.

b) Sa dispuna de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica; modalitatea prin care se face dovada bonitatii financiare se stabileste prin decizie a Autoritatii de Supraveghere . 

(2) In cazul in care arhiva electronica contine sau urmeaza sa contina documente clasificate, furnizorul de servicii trebuie sa indeplineasca conditiile legale privind protectia informatiilor clasificate.

Art.15

(1) Personalul angajat al administratorului arhivei electronice este obligat sa pastreze secretul informatiilor incredintate in cadrul activitatii sale profesionale, cu exceptia celor in legatura cu care titularul dreptului de dispozitie accepta sa fie publicate sau comunicate tertilor.

(2) Nu constituie divulgare a secretului profesional comunicarea de informatii catre o autoritate publica, atunci cand aceasta actioneaza in exercitarea si in limitele competentelor sale legale.

(3) Obligatia prevazuta la alin. (1) incumba si personalului Autoritatii de Supraveghere.



CAPITOLUL IV

Proceduri premergatoare arhivarii electronice a documentelor

Art.16.

Creatorii si detinatorii de documente au obligatia sa instituie si sa intretina un program de arhivare electronica care sa cuprinda cel putin:

a) determinarea acelor documente care sa urmeze procedura de arhivare electronica conform legislatiei in vigoare;

b) determinarea metadatelor care trebuie sa fie create odata cu arhivarea electronica a documentului si modalitatea prin care aceste metadate vor fi legate de document si gestionate;

c) determinarea cerintelor pentru regasire, utilizare si transmitere a documentelor arhivate electronic precum si durata pentru care acestea trebuie sa fie pastrate pentru a satisface cerintele legale;

d) stabilirea drepturilor de acces la documentelor arhivate;

e) stabilirea duratei de pastrare a documentelor in arhiva electronica .



CAPITOLUL V

Arhiva electronica

Creare

Art.17. 

Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in cadrul unei arhive electronice, in conditiile prezentei legi. 

Art.18.

Sistemul de arhivare electronica trebuie sa permita introducerea ca metadate asociate documentului cel putin a urmatoarelor informatii:

a) data si ora conversiei electronice a documentului;

b) cuvintele cheie necesare identificarii documentului;

c) elemente de localizare a documentului original;

d) elementele de localizare ale suportului fizic in arhiva electronica;

e) nivelul de clasificare al documentului, daca este cazul.

Art.19.

Pentru o stocare eficienta pe suport electronic, arhivele electronice trebuie sa asigure conditii corespunzatoare tehnice, de spatiu si mediu.

Consultare

Art.20.

(1) Dreptul de acces la un document arhivat precum si modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, printr-un act care va fi semnat atat de titularul dreptului de dispozitie asupra documentului cat si de administratorul arhivei.

(2) In cazul documentelor clasificate, dreptul de acces se stabileste conform legii.

Art.21.

Raspunderea pentru stabilirea dreptului de acces la un document revine in exclusivitate titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, iar raspunderea pentru respectarea dreptului de acces la document, atat la arhivare cat si la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

Art.22.

Administratorul arhivei este obligat sa elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii sau extrase de pe documentele pe care le detine in arhiva electronica, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant.

Cautare, regasire si redare

Art.23.

Sistemul de arhivare electronica trebuie sa furnizeze o gama de functii care opereaza la nivelul metadatelor asociate documentului sau la nivelul continutului documentului, cu scopul de a localiza, regasi si accesa un document arhivat.

Art.24.

Sistemul trebuie sa permita cautarea tuturor documentelor din cadrul arhivei electronice.



Securitate si control

Art.25.

Sistemul de arhivare electronica trebuie sa asigure accesul la documentele arhivate prin drepturi de acces definite la nivel de utilizator sau grup de utilizatori.

Audit

Art. 26.

Sistemul electronic de arhivare trebuie sa pastreze automat un audit nealterabil, capabil sa inregistreze toate informatiile despre actiunile efectuate referitoare la orice document din cadrul arhivei electronice.

Salvare si restaurare

Art.27.

Sistemul electronic de arhivare va cuprinde facilitati de salvare periodica atat a documentelor, a metadatelor si informatiilor de audit asociate si va permite restaurarea in cazul in care au fost pierdute datorita unor situatii accidentale sau neprevazute.

Pastrare si distrugere

Art.28.

Perioada de pastrare in arhiva electronica a unui document este stabilita de fiecare titular al dreptului de dispozitie in conformitate cu legislatia sub incidenta careia intra respectivul document.

Art.29.

(1)Administratorul arhivei intocmeste si mentine un plan de distrugere a documentelor a caror perioada de pastrare a expirat, precum si metodele de distrugere utilizate. 

(2) Toate actiunile de distrugere a documentelor din arhiva electronica vor fi supuse auditarii in sensul art. 25.



CAPITOLUL VI

Regimul juridic

Art.30.

Documentele din arhiva electronica, creata conform dispozitiilor prezentei legi, au valoare probatoare echivalenta cu cea a documentului original.



Art.31.

Regimul juridic al documentelor arhivate aflate intr-o arhiva electronica si care sunt semnate electronic este reglementat de dispozitiile Legii nr.455/2001 privind semnatura electronica.



CAPITOLUL VII

Sanctiuni

Art.32.

Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, dupa caz, raspunderea contraventionala, civila sau penala.

Art.33.

Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urmatoarele fapte, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii penale, sa fie considerate infractiuni :

a) nerespectarea de catre creatorii si detinatorii de documente a dispozitiilor art.4, 5 si 6 referitoare la obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente;

b) nerespectarea de catre administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 7 – 14

c) nerespectarea prevederilor art.16 referitoare la procedurile premergatoare arhivarii electronice a documentelor;

d) nerespectarea de catre administratorul arhivei electronice a dispozitiilor art. 20 si 21 privind dreptul de acces la document ; 

e) nerespectarea de catre administratorul arhivei electronice a dispozitiilor art.22 referitoare la eliberarea de certificate, copii sau extrase de pe documente din arhiva electronica .

f) nerespectarea de catre administratorul arhivei electronice a dispozitiilor art.28 si 29;



Art.34



Incalcarea obligatiei prevazute la art.15 alin. (1) constituie infractiune de divulgare a secretului profesional, prevazuta si sanctionata de art. 196 din Codul penal.

Art.35.

Contraventiile prevazute la art.33 se sanctioneaza cu amenda de la 50.000.000 lei la 500.000.000 lei.

Art.36.

Constatarea contraventiilor prevazute la art.33 si aplicarea sanctiunilor se efectueaza de catre organele de specialitate ale Autoritatii de Supraveghere, desemnate in OG 89/2000, insotiti de personal competent desemnat prin Ordin al Ministrului Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei.





Art.37. 

Impotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se poate face plangere in termen de 15 zile de la comunicare, la judecatoria in a carei raza teritoriala a fost savarsita contraventia.

Art.38.

(1) In termen de 3 luni de la data publicarii prezentei legi in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei si Autoritatea de Supraveghere vor elabora normele metodologice de aplicare ale acesteia, care se aproba prin hotarare de guvern.

(2) Prezenta lege intra in vigoare la data publicarii ei in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si se pune in aplicare la 3 luni de la data intrarii in vigoare.