Ordin MCSI 500/2009
privind Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale
Publicat in Monitorul Oficial nr. 487 din 14.07.2009
Abroga Ordinul MCTI 221/2005
In temeiul dispozitiilor art. 4 alin. (1) pct. 57, ale art. 6 alin. (6) din Hotararea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale,
Ministrul comunicatiilor si societatii informationale emite prezentul ordin
Art. 1 Se aproba Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
Art. 2
(1) La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga Ordinul ministrului comunicatiilor si tehnologiei informatiei nr. 221/2005 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 534 din 23 iunie 2005.
(2) Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
Anexa
NORME TEHNICE SI METODOLOGICE
pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale
Dispozitii generale
Art. 1
Prezentele norme tehnice si metodologice se aplica activitatii electronice notariale si stabilesc conditiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale in forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice si pastrarea acestora in arhive.
Art. 2
In sensul prezentelor norme tehnice si metodologice, termenii de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a) autoritate - autoritatea de reglementare si supraveghere speciala in domeniu, conform art. 25 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica si art. 4 alin. (1) pct. 57 din Hotararea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) registru - Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica, care este constituit si actualizat de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu si care cuprinde datele de identificare si alte informatii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectueaza acte notariale in forma electronica.
Art. 3
In cadrul activitatii electronice notariale se utilizeaza certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care functioneaza in baza Legii nr. 455/2001, acreditati de autoritate, precum si servicii de marcare temporala, furnizate conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala.
Art. 4
Certificatul calificat utilizat de notarul public in activitatea electronica notariala va contine mentiunea ca acesta a fost eliberat in scopul prestarii activitatii notariale.
Art. 5
Certificatul calificat emis notarului public va contine informatiile privind biroul notarial, care se refera la:
a) denumirea biroului notarial in cadrul caruia notarul public isi desfasoara activitatea;
b) sediul biroului notarial, asa cum sunt ele precizate in certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea.
Art. 6
Inscrierea de catre furnizorii de servicii de certificare a informatiilor prevazute la art. 4 si 5 se face in conformitate cu prevederile art. 18 alin. (4) din Legea nr. 455/2001, in baza certificatului eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea.
Art. 7
(1) Autorizatia privind activitatea electronica notariala se emite pentru o perioada de 3 ani, cu revizuirea anuala a conditiilor tehnice stabilite la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j) din Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatilor electronice notariale, precum si a celor prevazute la art. 12 din prezentele norme tehnice si metodologice.
(2) Verificarile se fac de catre:
a) auditori certificati de sisteme informatice, iar rezultatul verificarilor este prezentat autoritatii sub forma de opinie de audit;
b) agentii de omologare agreate de autoritate.
Art. 8
Autorizatia emisa va avea forma prevazuta in anexa nr. 1 si va fi expusa intr-un loc vizibil in incinta biroului notarial.
Art. 9
Documentatia ce insoteste cererea de autorizare prevazuta in anexa nr. 2 cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente si contract de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata;
c) descrierea tehnica a sistemului utilizat; lista dotarilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronica notariala;
f) codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si administrarea sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora;
h) cererea de inregistrare in registru; modelul acestei cereri este prevazut in anexa nr. 3.
Art. 10
(1) Dupa emiterea autorizatiei, autoritatea include datele notarului public in registru si genereaza pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii si datei de incepere a activitatii si a numarului de ordine al notarului public.
(2) Datele necesare care insotesc cererea de inregistrare in registru sunt prevazute in anexa nr. 4.
(3) Continutul informational si structura registrului sunt prevazute in anexa nr. 5.
Art. 11
In termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei in conditiile art. 7, dar inainte de inceperea activitatii electronice notariale, notarul public va prezenta autoritatii cheia publica aferenta certificatului ce va fi utilizat in aceasta activitate.
Art. 12
Pentru desfasurarea activitatii electronice notariale, sistemul informatic utilizat trebuie sa indeplineasca cerintele privind:
a) asigurarea securitatii fizice;
b) protectia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidentialitatii si integritatii comunicatiilor, a datelor receptionate, transmise si stocate;
e) mentinerea unei arhive electronice locale;
f) mentinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea si administrarea sistemului informatic; aceste informatii vor fi pastrate pentru o perioada de cel putin 10 ani si in arhiva de siguranta;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronica de siguranta, unde va fi pastrata o copie a fiecarui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului public, prevazut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum si o copie a registrului automatizat de audit mentionat la lit. f).
Art. 13
(1) Serviciile calificate de arhivare electronica utilizate de notarii publici trebuie sa respecte legislatia referitoare la arhivarea documentelor notariale si accesul la acestea, precum si standardele recunoscute in domeniul managementului securitatii informatiei si al managementului inregistrarilor electronice.
(2) Pentru pastrarea sub forma criptata a documentelor in arhive, notarul public va depune cheia si aplicatia de decriptare la Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania.
(3) Cheia si aplicatia de decriptare vor fi pastrate pe toata durata legala de pastrare a arhivelor. Cheia de decriptare se pastreaza in conditii de securitate corespunzatoare si sub control dual al accesului.
Art. 14
Standardele de referinta pentru aprecierea securitatii unui sistem informatic si a sistemului de management al securitatii informatiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (partile 1, 2 si 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le inlocuiesc.
Art. 15
Pentru verificarea semnatarilor care solicita incheierea actelor notariale in forma electronica, notarul public trebuie sa verifice cel putin urmatoarele:
a) semnatura electronica extinsa a solicitantului se bazeaza pe un certificat calificat valabil, nerevocat si nesuspendat de catre furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data si ora semnarii documentului de catre solicitant sunt afisate corect si sunt credibile.
Art. 16
Incheierea actelor notariale in forma electronica va fi precedata de un avertisment al sistemului informatic asupra operatiunii ce urmeaza a fi efectuata si se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresa a notarului public.
Art. 17
Incalcarea prevederilor prezentelor norme tehnice si metodologice atrage retragerea autorizatiei.
Art. 18
Anexele nr. 1-5 fac parte integranta din prezentele norme tehnice si metodologice.
ANEXA Nr. 1
la normele tehnice si metodologice
Avand in vedere prevederile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale si ale Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, aprobate prin Ordinul ministrului comunicatiilor si societatii informationale nr. 500/2009,
in temeiul art. 4 alin. (1) pct. 57, al art. 6 alin. (6) din Hotararea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, cu modificarile si completarile ulterioare,
in baza Referatului Directiei* nr. ,
ministrul comunicatiilor si societatii informationale elibereaza prezenta
AUTORIZAtIE
, notar public cu sediul in cadrul Biroului notarial (adresa completa, inclusiv telefon si fax) , avand Certificatul nr. , eliberat de , este autorizat sa desfasoare activitate electronica notariala, astfel cum este prevazut in Legea nr. 589/2004.
Prezenta autorizatie este valabila pana la .
Ministrul comunicatiilor si societatii informationale,
Nr.
Data
ANEXA Nr. 2
la normele tehnice si metodologice
FORMULAR
de solicitare catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu a autorizatiei pentru desfasurarea activitatii electronice notariale
Notar public
Adresa biroului notarial
tara
oras
sector
strada
nr.
bloc
etaj
apartament
cod postal
telefon
fax
web
Certificat nr.
eliberat de
Banca
nr. cont bancar
Data inceperii activitatii
Proceduri de securitate utilizate (se vor detalia)
INSTIINTARE-ANGAJAMENT
Subsemnatul, , instiintez autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu (ARS) referitor la desfasurarea activitatii electronice notariale mentionate in prezentul document, cu incepere de la data de (se va completa in mod obligatoriu data)
Ma angajez sa imi desfasor activitatea in conformitate cu prevederile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, pe care ma oblig sa o respect intocmai atat in litera, cat si in spiritul ei.
Ma oblig totodata sa respect Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, precum si standardele europene si internationale in domeniu.
Ma angajez ca in termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei, dar inainte de inceperea activitatii electronice notariale, sa prezint autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu cheia publica aferenta certificatului ce va fi utilizat in aceasta activitate.
Anexez la prezenta instiintare-angajament urmatoarea documentatie:
1. certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea;
2. scrisoarea de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente;
3. copia contractului de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata;
4. descrierea tehnica a sistemului utilizat; lista dotarilor;
5. certificatul de omologare a sistemului informatic utilizat in desfasurarea activitatii electronice notariale;
6. politica de securitate privind activitatea electronica notariala;
7. codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala;
8. lista resurselor umane implicate in exploatarea si administrarea sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora;
9. cererea de inscriere in Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica.
Notar public,
Data si ora
Din partea ARS
Am primit documentatia mentionata.
ANEXA Nr. 3
la normele tehnice si metodologice
Antetul biroului notarial in cadrul caruia isi desfasoara activitatea notarul public
Data
CERERE DE iNREGISTRARE
Subsemnatul, , notar public cu sediul in cadrul Biroului notarial (adresa completa, inclusiv telefon si fax) , avand Certificatul nr. , eliberat de , solicit inregistrarea in Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica si acordarea codului de identificare.
Anexez la prezenta cerere de inregistrare documentatia necesara inregistrarii.
(semnatura notarului public)
ANEXA Nr. 4
la normele tehnice si metodologice
DOCUMENTAtIA
necesara inregistrarii in Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica
1. Numele si prenumele notarului public
2.Denumirea biroului notarial in care isi desfasoara activitatea notarul public
3.dresa (tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, cod postal)
4.Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
5.Certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea sau de Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania
6.Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronica notariala
7.Descrierea sistemelor utilizate pentru desfasurarea activitatii electronice notariale
8.Codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala
9.Banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente
10.Numarul contului bancar
11.Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente: numarul actului, data, eliberat de
12.Atributele contractului de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata: numarul actului, data, eliberat de
13.Atributele contractului de inchiriere a sediului: numarul actului, data
14.Atributele actului de proprietate al sediului: numarul actului, data
15.Dovada privind achitarea obligatiilor catre stat, eliberata de organul fiscal competent, sau declaratia pe propria raspundere
16.Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care pot fi eliberate in forma electronica, procedurile de securitate utilizate)
17.Certificatul de omologare a sistemului informatic
18.Agentia de omologare
19.Modalitatea de arhivare electronica (proprie sau prin contract)
La pct. 8 notarul public trebuie sa se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor si sistemelor care asigura securitatea si integritatea datelor si accesul autorizat, permanent, la acestea;
b) descrierea modalitatii de arhivare electronica;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotarilor;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si in administrarea sistemului, cu evidentierea experientei si a competentei acestora.
ANEXA Nr. 5
la normele tehnice si metodologice
CONTINUTUL INFORMATIONAL SI STRUCTURA
Registrului notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica
1.Numarul de ordine al inregistrarii
2.Numele si prenumele notarului public
3.Codul de identificare a notarului public
4. Denumirea biroului notarial in care isi desfasoara activitatea
5.Adresa (tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, cod postal)
6.Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
7.Certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea sau de Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania
8.Data la care a inceput activitatea de instrumentare a actelor notariale in forma electronica
9.Cheia publica a notarului public
10.Indicatii privind furnizorul de certificate calificate, acreditat, care a emis certificatul notarului public
11.Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronica notariala
12.Descrierea sistemelor utilizate pentru desfasurarea activitatii electronice notariale
13.Codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala
14.Banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente
15.Numarul contului bancar
16.Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente: numarul actului, data, eliberat de
17.Atributele contractului de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata: numarul actului, data, eliberat de
18.Atributele contractului de inchiriere a sediului: numarul actului, data
19.Atributele actului de proprietate al sediului: numarul actului, data
20.Dovada privind achitarea obligatiilor catre stat, eliberata de organul fiscal competent, sau declaratia pe propria raspundere
21.Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care pot fi eliberate in forma electronica, procedurile de securitate utilizate)
22.Certificatul de omologare a sistemului informatic
23.Agentia de omologare
24.Modalitatea de arhivare electronica (proprie sau prin contract)
25.Situatii critice: camp ce poate contine referiri la ultima situatie critica (de exemplu, intreruperea temporara a activitatii din cauza unor probleme tehnice, modificarea procedurilor, sanctiuni etc.)
26.Data si ora ultimei actualizari
27.Data si ora ultimei verificari
28.Situatia notarului public (operational, suspendat, activitatea incetata)
29.Motivul suspendarii/incetarii activitatii (daca este cazul)
30.Declaratia care confirma exactitatea informatiilor de mai sus, semnata electronic de notarul public sau/si de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu
31.Identitatea operatorului din partea autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, care a introdus/modificat/sters inregistrarea
32.Un document ingloband toate datele anterioare, semnat electronic de operatorul din partea autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, care a introdus inregistrarea
La pct. 13 notarul public trebuie sa se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor si sistemelor care asigura securitatea si integritatea datelor si accesul autorizat, permanent, la acestea;
b) descrierea modalitatii de arhivare electronica;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotarilor;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si in administrarea sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora electronice notariale.