Art. 1
Se aprobă normele tehnice și metodologice pentru aplicarea legii 589/2004 privind regimul juridic al activității electronice notariale, prevăzute în anexa la prezentul ordin.
Art. 2
Prevederile normelor cuprinse în anexă vor fi aduse la îndeplinire prin grija Direcției de Reglementări și Standarde în Tehnologia Informației, Antifraudă și Securitatea Rețelelor.
Art. 3
Prezentul se va publica în Monitorul Oficial al României, Partea I.

MINISTRU,
Zsolt Nagy

Norme tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activității electronice notariale

Art. 1

Prezentele norme tehnice și metodologice se aplică activității electronice notariale și stabilesc condițiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale în formă electronică, precum și normele de performanță și securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice și păstrarea acestora în arhive.

Art. 2
În sensul prezentelor norme tehnice și metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

a. autoritate - Autoritatea de Reglementare și Supraveghere specializată în domeniu, conform art. 25 și 26 din Legea nr.455/2001 privind semnătura electronică
b. registru - Registrul notarilor publici autorizați să efectueze acte notariale în formă electronică, care este constituit și actualizat de către Autoritatea de Reglementare și Supraveghere specializată în domeniu și care cuprinde datele de identificare și alte informații necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică.

Art. 3

În cadrul activității electronice notariale se utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care funcționează în baza Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, acreditați de către autoritate, precum și servicii de marcare temporală furnizate conform Legii 451/2004 privind marca temporală.

Art. 4

Certificatul calificat utilizat de notarul public în activitatea electronică notarială va conține mențiunea că acesta a fost eliberat în scopul prestării activității notariale.

Art. 5

Certificatul calificat emis notarului public va conține informațiile privind biroul notarial, care se referă la:

a) denumirea biroului notarial în cadrul căruia notarul public își desfășoară activitatea;
b) sediul biroului,

așa cum sunt ele precizate în certificatul eliberat de Curtea de Apel în circumscripția căreia notarul public își desfășoară activitatea.

Art. 6

Înscrierea, de către furnizorii de servicii de certificare, a informațiilor prevăzute la art.4 și 5 se face în conformitate cu prevederile art. 18 alin (4) din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, în baza certificatului eliberat de Curtea de Apel în circumscripția căreia notarul public își desfășoară activitatea.

Art. 7

(1) Autorizația privind activitatea electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală a condițiilor tehnice stabilite prin art. 7 alin (2) lit. b), d), e), g), h), j) din legea 589/2004 privind regimul juridic al activității electronice notariale, precum și a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme.
(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificați de sisteme informatice, iar rezultatul verificărilor este prezentat autorității sub forma de opinie de audit;
b) agenții de omologare agreate de către autoritate.

Art. 8

Autorizația emisă va avea forma prevăzută în Anexa nr.1 la prezentele norme și va fi expusă într-un loc vizibil în incinta biroului notarial.

Art. 9

Documentația ce însoțește cererea de autorizare prevăzută în Anexa 2 cuprinde:

a) certificatul eliberat de Curtea de Apel în circumscripția căreia notarul public își desfășoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public își desfășoară operațiunile curente și contract de asigurare profesională pentru activitatea desfășurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
f) codul de practici și proceduri după care se desfășoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea și administrarea sistemului, cu evidențierea experienței și competenței acestora;
h) cererea de înregistrare în registru; modelul acestei cereri este prevăzut în Anexa nr.3.

Art.10

(1) După emiterea autorizației autoritatea include datele notarului în registru și generează pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii și datei de începere a activității și a numărului de ordine al notarului.
(2) Datele necesare care însoțesc cererea de înregistrare în Registru sunt prevăzute în Anexa 4.
(3) Forma și conținutul Registrul notarilor publici autorizați să efectueze acte notariale în formă electronică sunt prevăzute în Anexa 5.

Art. 11

În termen de 30 de zile de la primirea autorizației în condițiile art. 7, dar înainte de începerea activității electronice notariale, notarul public va prezenta autorității cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.

Art. 12

Pentru desfășurarea activității electronice notariale sistemul informatic utilizat trebuie să îndeplinească cerințele privind:
a) asigurarea securității fizice;
b) protecția antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidențialității și integrității comunicațiilor, a datelor recepționate, transmise și stocate,
e) menținerea unei arhive electronice locale;
f) menținerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea și administrarea sistemului informatic; aceste informații vor fi păstrate pentru o perioada de cel puțin 10 ani și în arhiva de siguranță;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronică de siguranță, unde va fi păstrată o copie a fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului prevăzut la art. 25 alin (1) din legea 589/2004 privind regimul juridic al activității electronice notariale, precum și o copie a registrului de audit menționat la pct. f).

Art. 13

(1) Serviciile calificate de arhivare electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislația referitoare la arhivarea documentelor notariale și accesul la acestea precum și standardele recunoscute în domeniul managementului securității informației și al managementului înregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub forma criptată a documentelor în arhive, notarul public va depune cheia și aplicația de decriptare la Uniunea Națională a Notarilor Publici din România.
(3) Cheia și aplicația de decriptare vor fi păstrate pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se păstrează în condiții de securitate corespunzătoare și sub control dual al accesului.

Art. 14

Standardele de referință în evaluarea sistemelor de management al securității informației și în omologarea sistemelor informatice sunt ISO 17799/2000 respectiv ISO/IEC 15408/1999 (părțile 1, 2 și 3) sau ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.

Art. 15

Pentru verificarea semnatarilor care solicită încheierea actelor notariale în formă electronică, notarul public trebuie să verifice cel puțin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează pe un certificat calificat valabil, nerevocat și nesuspendat de către furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data și ora semnării documentului de către solicitant sunt afișate corect și sunt credibile.

Art. 16

Încheierea actelor notariale în formă electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra operațiunii ce urmează a fi efectuată și se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresă a notarului public.

Art. 17

Încălcarea prevederilor prezentelor norme tehnice și metodologice atrage după sine retragerea autorizației